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求我国企业职工档案的定义特点性质,请专业人士回答谢谢!

2018-04-02 15:57:27 来源:  作者:
摘要:在计划经济体制下,企业职工档案是由劳动部门和档案部门监督指导

 在计划经济体制下,企业职工档案是由劳动部门和档案部门监督指导、企业主管部门或企业自行管理的。这对于当时的劳动管理、政策落实以及生产建设起到了重要保障作用。但是,随着经济体制和劳动制度改革的深化,企业职工档案分散管理的方式,已不适应现代企业劳动用工制度改革和劳动力大就业的需要,其弊端日渐凸显出来:企业对其职工档案管理力度削弱,不规范、不建档、丢失、伪造、涂改以及“人档”分离现象比较严重;民营企业、乡镇企业、外商投资企业的职工档案管理工作成为死角,引发了诸多社会问题;破产、倒闭企业的职工档案无处存放,造成档案流失,严重影响了劳动再就业工作的顺利开展。在此情况下,有关部门为了解决企业职工档案管理问题,更好地服务现代企业劳动用工制度改革,确保劳动力市场的有序运作,对企业职工档案管理方式进行了改革,成立了劳动保障事务代理机构,按规定范围对辖区内企业职工档案实行了集中统一管理。笔者针对企业职工档案管理这一方面进行调查,并结合工作对其作出较系统的分析。
关键词:企业 职工档案 管理
企业职工档案管理系指:本区域内的各类企业、企业化管理的事业单位、个体经济组织(以下统称用人单位)中,与之形成劳动关系的职工档案管理,及与原用人单位终止(解除)劳动关系的退休人员、失业人员、灵活就业人员、自费出国等人员的档案管理。
一、档案管理机构职责
(一)在职职工档案由职工所在用人单位的劳动(组织人事)职能机构管理,应指定专人专库(柜)管理。实行档案集中统一管理的单位,应设专人负责管理职工档案。
1、就业转失业人员的档案,由各级劳动和社会保障部门设立的劳动保障代理机构、失业保险经办机构保管。
2、实行社会化管理的退休人员的档案,由县区级以上社会保险经办机构负责管理。
3、档案保管部门暂不具备保管条件的单位,可移交所在地综合档案馆代管。
(二)下列情况,由用人单位或劳动者个人将档案交给劳动保障代理机构、失业保险经办机构代管,签订代保管合同:
1、 破产或转制企业的失业人员;
2、离职、开除、终止(解除)劳动关系的人员;
3、自谋职业、自费出国人员、个体工商户雇用人员;
4、不具备档案保管条件的用人单位;
5、各类技工学校、职业学校已毕业尚未就业的人员;
6、灵活就业人员;
7、其他有档案保管要求的用人单位或个人。
(三)职工失踪、逃亡、合理流动或出国不归者,其档案由用人单位在办理有关手续后,可移交当地劳动保障代理机构或按管理权限移交用人单位所在地综合档案馆寄存保管。
(四)劳动保障代理机构代管档案的资格,须经各级档案行政管理部门、劳动和社会保障部门审核认定。未经资格审核认定或资格审核认定不合格的,不得擅自接收、保管职工档案。
(五)任何单位不得将档案交给个人保管,凡个人持有档案的,应按本规定的要求,将档案移交有关部门保管。
(六)用人单位职工档案管理部门工作职责:
1、收集、鉴别、整理、保管职工档案;
2、办理职工档案的查阅、借阅和转递手续;
3、登记职工工作变动、签订劳动合同、办理社会保险等情况;
4、为有关部门提供职工情况;
5、做好职工档案的安全、保密和保护工作;
6、办理其他涉及职工档案的有关事项
(七)劳动保障代理机构、失业保险经办机构档案管理工作职责:
1、受用人单位或劳动者委托保管个人档案,整理、记录、查阅、借阅、传递档案;
2、做好职工档案的安全、保密、保护工作;
3、办理其他用人单位或劳动者委托办理的相关事项。
(八)社会保险经办机构档案管理工作职责:
1、集中统一保管各企业移交的退休人员职工档案;
2、做好档案的安全、保密、保护和利用工作。
二、档案内容的分类
第一类 履历材料:职工简历表、履历表、各类登记表、个人简历材料,更改姓名的有关材料。
第二类 自传及属于自传性质的材料。
第三类 鉴定(含自我鉴定)、考察、考核材料,以鉴定为主要内容的各类登记表,组织出具的鉴定性质的表现情况材料。
第四类 评定岗位技能和学历材料:报考各类学校学生登记表、审查表、毕业登记表、学习(培训结业)成绩表,学历证明材料,评定专业技术职务(包括技师、高级技师)、技术等级材料,聘任专业技术职务(包括技师、高级技师)审批表、职工的创造发明、科研成果等。
第五类 政审材料:入党、入团、参军、出国等政审材料,更改年龄和参加工作时间的组织审查意见。
第六类 加入党团组织的材料:入党志愿书、申请书和转正申请书、党员登记表、不予登记的决定,组织审批意见及所依据的材料;民主评议党员中形成的组织意见或党员登记表,认定为不合格党员被劝退或除名的主要事实材料和组织审批材料;取消党员资格的组织意见;入团志愿书、申请书、团员登记表、退团材料,加入民主党派的有关材料。
第七类 奖励材料:各类先进人物登记表,先进模范事迹、嘉奖、通报表扬等材料。
第八类 违犯党纪、政纪、国法等材料:处分决定,查证核定报告,本人对处分的意见和检查交待材料,通报材料;法院审判工作形成的判决书等。
第九类 招用安置及任免、调动、工资异动等材料:招工录用登记表、通知,复员退伍安置介绍信、解聘辞退材料、退休审批表、复员退伍审批表等。
工资及保险福利材料包括工资核定、升降异动情况表、解决保险福利待遇的有关材料。
出国、出境及参加各类代表会议的材料包括出国出境审批表、党代会、人代会、政协会议、工青妇等群众团体代表会议、民主党派代表会议登记表等。
第十类 其他可供组织参考的有保存价值的材料:有残疾的体验表,残疾等级材料、非正常死亡的调查报告及遗书等。
三、档案材料的收集、鉴别、归档
(一)为保证职工档案内容的完整,要通过有关部门将职工任职、调动、考察、考核、培训、奖惩、工资异动等新形成的反映职工德、能、勤、绩的材料收集归档。
(二)收集的材料必须经过认真鉴别,甄别材料的真伪,判定材料的保存价值,确定其是否归档,鉴别的方法及内容;
1、判定材料是否属于所管职工材料及应归档的内容。
2、审查材料是否齐全、完整。如:政审材料一般应具备审查结论、调查报告、批复、主要证明材料,本人交待等。处分材料一般应具备处分决定、调查报告、批复、个人检讨和对处分的意见等,上述材料,属于成套的,必须齐全,每份材料必须完整。
3、审查材料是否手续完备。如:审查结论、处分决定,组织鉴定、民主评议的组织考核中形成的综合材料,应有本人的签署意见或由组织注明经过本人见面。出国、出境审批表,须注明出境及返回的时间。手续不完备的材料,须补办完手续后再归档。
4、鉴别中发现涉及职工其他重要问题,需要查清而未查清的材料及未办完的材料,不能归档,应交有关单位处理。
5、鉴别时发现档案中缺少的有关材料,要及时进行登记并收集补充。
四、档案的整理
(一)职工档案材料的整理,必须做到认真鉴别,分类准确、编排有序,目录清楚、装订整齐。凡需立卷归档的材料,要履行一定的归档手续,严禁随意往职工档案中装不真实的材料。
(二)每类档案材料要根据材料的内容的内在联系和材料之间的衔接或材料的形成时间排列顺序。
(三)每卷档案材料必须有详细的目录。目录是查阅档案材料的索引,要认真编写,必须根据材料题目填写“材料名称“。无题目的材料,应拟定题目,题目过长的应适当简化,拟定题目或简化题目,必须确切反映材料的主要内容或性质特点。原题目不符合实际内容的,须另行拟定题目或在题目目录上加以注明。
(四)每卷材料的份数和每份材料形成的时间必须认真填写。“材料份数“,以每份完整的材料为一份(包括附件);归档材料应依次填写页号,每面为一页,印有页码的材料、表格,亦应如数填写,填写页号的位置,应统一在文字的每页材料正面的右上角,背面的左上角,材料形成的时间,一般采用材料落款标明的最后时间,复制的材料,采用原材料形成的时间。
(五)为了延长档案材料的寿命,对载体变质、字迹褪色不清或破损、卷角折皱的档案材料,必须进行认真修复和技术加工,复制材料必须认真细致,核对无误,并注明复制单位和日期。对破损、卷角、折皱或小于16开规格的档案材料,要进行裱湖。裱湖用的衬纸必须采用白纸。裱糊好的材料要凉干,不得暴晒或高温烘烤。对过窄或破损未空出装订线的材料,须进行加边。
(六)每个职工的档案材料,必须装订成卷。档案卷皮须书写档案人的姓名、籍贯、档案号。书写姓名不得用同字音或不规范的简化字。
(七)在档案材料的整理过程中,不得私自涂改、抽取或伪造档案材料,不得擅自处理或销毁档案材料。对于按规定列出的材料,须进行登记,并经主管领导审核后,分别情况予以处理。
五、档案的保管与保护
(一)根据安全保密便于查找的原则要求,职工档案应严密科学地保管,并建立登记和统计制度,每年检查一次,发现问题,及时解决。
(二)档案保管和保护技术要不断地研究和改进,逐步实现档案管理的科学化和现代化,档案库房必须坚固、适用,要添置防盗、防火、防光、防潮、防虫等必要的设备。
六、档案的查/借阅
查阅档案
1、组织部门或人事部门的介绍信。
2、查阅人身份证工作证
3、提供被查阅人的姓名、失业证
4、被查阅人档案如属集体存档,需所在单位介绍信
5、查阅人应为中共正式党员
借阅档案
1、人事档案原则上不外借,特殊情况必须借出使用时,要说明理由,并严格履行登记手续。借档期限为七天。
2、以下情况可以办理档案外借:审定工龄、办理退休、办理有毒有害工种提前退休等。
3、借阅档案需提供:委托代理单位介绍信、借阅档案单位介绍信、失业证及身份证和押金壹佰元;他人代办需有委托书。
目前可以办理档案外借的有以下几种情况:
(一)审定工龄需提供:
1、社保部门的介绍信;
2、委托代理单位介绍信;
3、失业证及身份证;
4、他人代办需有委托书。
(二)办理有害工种提前退休手续需提供:
1、委托代理单位介绍信;
2、失业证及身份证;
3、他人代办需有委托书。
(三)办理退休手续需提供:
1、社保部门的介绍信;
2、委托代理单位介绍信;
3、失业证及身份证;
4、他人代办需有委托书。
结语:
企业职工档案是企业劳动、组织、人事等部门在招用、调配、培训、考核、奖惩、选拔和任用等工作中形成的有关职工个人经历、政治思想、业务技术水平、工作表现以及工作变动等情况的文件材料。是历史地、全面地考察职工的依据,是国家档案的组成部分。加强企业职工档案管理.有效地保护和利用档案,提高科学管理水平,为社会主义现代化建设服务。

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